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济南ISO9001管理体系认证审核过程考点之:审核活动的实施

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济南ISO9001管理体系认证审核过程考点之:审核活动的实施

发布日期:2022-05-13 作者: 点击:

审核活动的实施


主要包括的活动有:举行首次会议、审核实施阶段的文件评审、审核中的沟通、向导和观察员的作用和责任、信息的收集和验证、形成审核发现、准备审核结论、举行末次会议


举行首次会议



首次会议是现场审核的开始,由审核组长主持。

会议详细程度应与受审核方对审核过程的熟悉程度相一致。对不同规模组织不同类型的审核,首次、末次会议的详细程度与正式程度不同;对于不同类型的审核,审核报告的内容及详细程度也会有所不同。

管理体系的初次审核分两个阶段。通常第一阶段审核不必拘泥于首次会议和末次会议的议程和形式,可以简化为“见面会”和“第一阶段审核结果的沟通。”


审核实施阶段的文件评审



第一阶段审核一般情况是现场审核,特殊情况下(如受审核方的产品、服务、过程和管理非常简单,并通过其他方式获取了受审核方的充分信息)可以通过对管理体系文件和其他信息评审的方式进行非现场的一阶段审核。

济南ISO9001认证,质量管理体系审核初审时,可以不进行第一阶段现场审核的条件之一是审核组长已充分了解受审核方的管理过程:第一阶段审核文件审核的对象主要是组织管理体系的纲要性文件(如管理手册、管理大纲等)和主要的管理程序(如程序文件、管理方案等)。第一阶段审核文件审核的目的主要有两方面:一是评估文件所述的体系与审核准则(法律法规、管理标准等)的总体符合性,评估在申请认证的范围内文件规定对组织实际状况而言的充分性、适宜性。二是通过文件初审收集信息,为后续现场审核的策划提供输入。



第一阶段审核的文件评审可以在现场审核前,也可以结合现场审核活动进行。但在任何情况下,文件评审都应在第二阶段审核前完成。


一阶段审核除继续对文件进行审核外,通过对现场进行访问和观察,进一步确认受审核组织管理体系的总体水平,以判断是否具备接受全面审核的条件。同时,实地了解受审核组织的基本情况,更清楚地分析受审核组织的状况,为策划和实施后续完整的第二阶段审核创造条件。

在第一阶段审核中发现并确定的不符合,可以开出“不符合报告”,也可以列出问题清单,通知受审核方予以纠正。纠正情况可以在第二阶段审核前或现场审核时验证。但对确定为严重不符合的问题,许在该问题得到纠正后,才可以进行第二阶段现场审核。

第一阶段审核结束,认证机构会将结果正式报告受审核组织,包括第一阶段目的是否达到及第二阶段是否准备就绪的书面结论,也包括对引起关注的、在第二阶段可能被判定为不符合的问题。

第二阶段审核的目的是评价受审核组织管理体系标准要求的符合性、管理体系运行的有效性。第二阶段审核应在受审核方的现场收集审核证据,并至少覆盖以下方面:

1.与适用的管理体系标准,或其他规范性文件所有要求的符合情况及证据;

2.依据关键绩效目标和指标,对绩效进行的监视、测量、报告和评审;

3.受审核方管理体系的能力以及在符合适用法律法规要求和合同要求方面的绩效;

4.受审核方过程的运作控制;

5.内部审核和管理评审;

6.针对受审核方方针的管理职责;

7.规范性要求、方针、绩效目标和指标、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系。



随着现场审核活动的进行,如果出现需要改变审核范围的情况,审核组不宜对审核范围的改变做出决定。审核组长应与客户审查该需要,并报告认证机构

以下可认定为审核范围变更的事项:受审核组织增加一个制造场所、组织职能单元和人员规模增加、受审核组织业务过程增加。


审核中的沟通


如果审核中收集的证据显示存在紧急的和重大的风险,审核组长应立即报告给受审核方,适当时向审核委托方(第三方认证机构)报告。

当获得的审核证据表明不能达到审核目标时,审核组长应向审核委托方和受审核方报告理由以确定适当的措施。措施可以包括审核策划、审核目标或审核范围的变更或终止审核。

随着审核活动的进行而出现的任何变更审核计划的需求,适当时应由审核方案管理人员和审核委托方评审和接受,并提交给受审核方。当审核中获得的证据表明不能达到审核目标时,审核组应该向受审核或委托方报告。


向导和观察员的作用



向导的职责包括:为面谈建立联系或安排时间;安排对现场或组织的特定部分的访问;确保审核组成员和观察员了解并遵守关于现场安全和安保程序的规则;代表受审核方见证审核;做出澄清或协助收集信息。

对观察员的关于访问、健康和安全、环境、安保和保密的任何安排应受审核委托方和受审核方约定管理。

依据审核性质的不同,观察员可能来自受审核方,包括受审核方的顾客,以及咨询人员、认证机构、认可机构、政府等方面。


信息收集和验证


只有经过某种程度验证的信息才能被接受为审核证据。
收集信息的方法包括但不限于:访谈、观察、成文信息评审,获取与审核目的、审核范围和审核准则相关的信息(如文件、记录、事实陈述、现场场景等),并对这些信息进行验证,使之成为审核证据。


形成审核发现


在结合审核中,当审核员识别出与一个准则相关的审核发现时,应考虑到这一审核发现对其他管理体系中相应或类似准则的可能影响。
应对照审核准则评价审核证据以确定审核发现。审核发现能表明符合或不符合审核准则。当审核计划有规定时,具体的审核发现应包括符合项和良好实践以及它们的支持证据、改进机会和对受审核方提出的任何建议
从公正性考虑,审核员应避免提示不符合的原因或解决方法
在评审审核发现的过程中,对不符合审核准则要求的审核发现可确定为不符合,凡文件信息不符合标准要求或体系的实施现状不符合标准和法律法规要求,管理体系的运行结果未达到预定目标,均可判断为不合格。
当发生不符合时,组织应对不符合做出反应,适用时:采取措施,以控制予以纠正;处理后果审核员负责编写不符合报告,不符合报告主要包括不符合事实描述、对应的审核准则的具体要求,以及不符合的分级。

做出审核结论

审核结论以审核发现为基础,如果审核的目标是为了管理体系认证注册,审核结论则应该确定管理体系符合审核准则的程度,提出是否推荐认证/注册:推荐通过认证/注册、有条件推荐通过认证/注册、不推荐通过认证/注册。

如果审核计划中有规定,审核结论可提出改进的建议或今后审核活动的建议。
审核员应明确,审核组做出的审核结论只是向认证机构提出的推荐性审核结论。在任何时候,认证结论和批准注册都是由认证机构作出的。

举行末次会议

末次会议是现场审核的结论性会议,通常在审核组完成了现场审核活动、获得了审核发现并作出了审核结论之后进行。

末次会议的详略程度应与受审核方对审核过程的熟悉程度相一致。在一些情况下,会议应是正式的,如认证审核,并保持会议纪要和出席人员的记录。对于另一些情况,如内部审核,末次会议可以不太正式,只是沟通审核发现和审核结论。

末次会议应讨论审核组与受审核方之间关于审核发现或审核结论的分歧,并尽可能予以解决。如果不能解决,应予以记录。
末次会议标志审核计划规定的工作全部完成,在现场审核活动结束前召开末次会议,由审核组长主持。


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关键词:山东ISO9001认证,济南ISO14001认证,济南ISO45001认证

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