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一步步教你做体系审核,学会了少走弯路

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一步步教你做体系审核,学会了少走弯路

发布日期:2022-07-11 作者: 点击:

说明:第1条,如果对你所审核的活动、过程、产品或服务一无所知,提供再详细的检查表也无法提高审核有效性,因为你除了照着检查表念问题不敢有任何延伸的提问,因此合格的审核员应对即将审核的领域应熟悉了解。


审核第2条,不吹毛求疵绝不是说审核走过场、差不多就行了的观点。而是要始终坚持“有效性”的审核观念。济南ISO9001认证,例如,对于ISO9001的内审,某工位未制定作业指导书,就以此开不符合项就有些牵强。应基于风险的思维继续以确认以下问题:①该工序是否简单?②是否是非重要工序?③员工是否清楚如何操作?④该工序是否从未出现过质量问题(可查询制程异常清单等)。


如果以上4个问题的答案均为“是”,则不建议开不符合项。别担心不妥,对于只有1~2个步骤的简单工序,就算编一个文件挂在那里,也不见得能提高什么,而且还会让被审核方认为你是一个过于较真的人。


注:以上“作业指导书”的问题对于IATF16949:2016的内审不适用,因为IATF16949:2016要求为每一个工序制定标准作业指导书,见8.5.1.2。它要求员工不仅会操作,而且要保证每一个员工在该工序的作业都是标准化、一致性的。


但对于使用”已过校准有效期“的量具检验产品是一定要开不符合项的,这就存在将潜在的不合格产品交付给客户的风险。如果抽到的所有量具过期或未校准,那就是严重的不符合项了。




审核的第一步你应该先收集




  • 标准的要求;

  • 体系文件的要求;

  • 上次审核中集中的问题点;

  • 管理中的重点和难点;

  • 已知该部曾发生过的管理问题。




而后开始相应的策划




  • 过程的顺序;

  • 关键点的关注;

  • 时间的有效分配;

  • 合理的人员配置(独立性和专业性的要求);

  • 审核时机的确定和把握。




应该注意的事




  • 策划的结果事先应通知受审核方,不要造成突然袭击;

  • 允许别人作充分的准备;

  • 不要严重干扰别人的正常业务作业,审核时间应可以协商并可调整




检查表是重要的,但不一定是详细的




  • 可以帮助你把握节奏,体现你的重点关注;

  • 内容表达可仅是提示性的,详略取决于你的经验;

  • 不能照本宣科,提问应讲究技巧;

  • 内审应可以提前给受审核方审核检查表(受审核方需要时);

  • 检查表应是审核记录的一种。




构思检查表的三个要点




  • 日常工作是如何处理的;

  • 当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;

  • 当出现危机时/事物是否仍在控制下。




进入现场前内部的充分协商是必要的




  • 目的是沟通审核意图和协调审核步骤;

  • 同时进一步明确审核中的重点关注;

  • 相互提醒审核中应特别注意的事项。

  • 审核员Z大的挑战是与人相处;

  • 因而与人打交道得十分小心;

  • 不能让对方反感而导致你审核的失败;

  • 记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。




记住样本选择的原则




  • 为了达到目标;

  • 密切相关的;

  • 有代表性;

  • 样本量:3<n<12




有效的工作方式




  • 听:聆听、倾听,听你所关心的;

  • 看:敏锐、敏感,丝丝缕缕中看出问题的真相;

  • 查:学会抽样查看,学会证实;

  • 问:不脱离你的主题,询问你所关心的事。

  • 记录:是不可缺少的,尤其是对问题点应予详细的记录。




有效的审核顺序




  • 交谈——提问

  • 描述——听取

  • 文件——依据

  • 证明——有效证据




现场审核中导致失败的情况




  • 同仁面前举止过于刻板,让人不自在;

  • 没有以平常心进行有效沟通,以为高人一等;

  • 提问缺乏技巧,让人可用简单的YES或NO回答之;

  • 缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心问题;

  • 不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法,一味只查资料做记录;

  • 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;

  • 做和事佬去介入别人的事务纷争;

  • 滔滔不绝说教,让人家以为你是一名牧师;

  • 审核组内不能按分工有效协调,各行其是。




高层审核是个难题




  • 职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉;

  • 知识水平上可能比你高;

  • 看问题的层次和深度可能和你不一样;

  • 但也不排除有低水平、低认识的人。




但它却是关键的一步,需要你




  • 事先做充分的准备;

  • 标准和文件是你的依据;

  • 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;

  • 学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语;

  • 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;

  • 你需要是会沟通又有一定知识面的人




同级沟通也不轻松




  • 坦诚心打动人,千万别让人感觉来搅浑;

  • 是完善体系,而不是给别人难看,所以应换位思考,体谅别人的难处;

  • 对发现问题应帮助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;

  • 以事论事,别扯入人际关系;

  • 失误人人都有,千万不要落井下石,更不可打小报告穿小鞋;

  • 当你犯错时,道歉是必须的;

  • 总之,友好的气氛是成功审核的基础。




与作业层人员沟通应注意




  • 礼貌待人更显需要;

  • 现场中作业人员是忙碌的,应而不宜花很长的时间;

  • 要用听得懂的语言;

  • 不能要求工人背出文件要求;

  • 对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解;

  • 交谈时避免打断说话或反驳,对误解要有耐心;

  • 不能当着工人面前做记录。




现场审核中要有深度




  • 前后左右审核思路应能贯穿;

  • 抽查可以某个产品形成的个案层层展开(从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务);

  • 必须关注产品形成过程中的关键环节,并以足够的专业能力作支持;

  • 法律、法规有规定的应予重点关注;

  • 体系的信心支撑来自于自我完善,这一点各部门均予以强化关注;

  • 对组织内已知的问题点应予以重点审核;

  • 管理中的难点、重点,应有足够的经验去识别和判断;

  • 对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。




证实是重要的一环




  • 不能道听途说;

  • 无错声明应进一步确认;

  • 责任范围内的有错声明是证据。




审核发现的形成应抓大放小




  • 不要吹毛求疵,应该懂得持续改进,小事以提醒的方式告之;

  • 要抓住体系中的大缺失,以帮助别人能改进后有所提高;

  • 对重复性发生的小问题,应该当作系统问题提出,这不能因小而放。




审核发现记录和报告




  • 记录应该是可追溯即可重查;

  • 报告不能有数量限制,否则不能对体系做完整判断;

  • 不要害怕让审核机构发现内审的全部,纠正措施才是至关重要的;

  • 形成的报告因得到受审核部门的确认。




不合格报告三要素




  • 标准的要求;

  • 体系文件的要求;

  • 上次审核中集中的问题点;

  • 管理中的重点和难点;

  • 已知该部曾发生过的管理问题。




审核的第一步你应该先收集




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不合格报告撰写要求




  • 正确性;

  • 完整性;

  • 清楚;

  • 简洁。




纠正措施内审的根本落脚点




  • 原因分析很重要,根本原因须找到;

  • 分清纠正和纠正措施的区别;

  • 受审方是纠正措施的主导者,但内审员应该是辅导员;

  • 限时检查(验证)是关键。




评价审核能力和绩效很必须




  • 为下次审核提供改进的基础;

  • 促使内审员不断地提高水平练内功;

  • 使受审核方有一个良好的感受,提高对内审的内心赞成度;

  • 体系审核真正做到审核增值。


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关键词:ISO9001认证,山东ISO9001认证,ISO9001质量管理体系认证

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